إدارة الشؤون المالية
قسم إدارة الخزنة
- جميع الأنشطة ذات الصلة بإدارة حركات النقد سواء كانت دفع أو تحصيل.
- اعتماد طلب إصدار فواتير للخدمات مثل الفواتير السنوية للأرقام، والتراخيص، ونطاق .ابوظبي، إلخ، من خلال النظام المالي.
- إدارة الحسابات المصرفية من خلال الربط بين النظام المالي والبنوك، ومتابعة المبالغ المستلمة والمدفوعة، وإجراء التسويات اللازمة.
- متابعة المبالغ المستحقة.
- تسوية جميع المبالغ المحصلة والمدفوعة من خلال النظام.
- مراجعة وإدارة طلبات الاسترداد المالي في نظام CRM واعتماد الدفعات المستحقة.
قسم الحسابات
- استلام الفواتير وتحرير المدفوعات للموردين، بما في ذلك تسجيل وتخزين معاملات الدفع والمستندات الداعمة.
- التحقق من صحة الفواتير ودعمها، وكذلك التخصيص الدقيق للحسابات ومجموعات رموز الحساب الخاصة بها، بما يضمن الدقة والاكتمال والحصول على الموافقات اللازمة.
- اتخاذ الإجراءات اللازمة لتصفية الضمان المصرفي عندما يخالف المورد شروط وأحكام العقد.
- ضمان توفر ضمانات بنكية صالحة أثناء معالجة المدفوعات وفقًا للشروط والأحكام التعاقدية.
- إعداد قسائم دفتر اليومية ونشرها في Oracle ERP.
- إجراء التحقق من تقارير كشوف المرتبات الواردة من إدارة رأس المال البشري، والموافقة على كشوف المرتبات والمعاشات التقاعدية، وعملية الدفع لموظفي الهيئة.
- إدارة عملية إضافة أصل ثابت جديد، من خلال تحديد فئته، وكذلك المعلومات المحاسبية الخاصة به، وإسنادها إلى الإدارة المعنية.
- إدارة عملية نقل الأصول والتصرف فيها.
- تنفيذ الأنشطة المتعلقة بإجراءات إغلاق الحسابات اللازمة وإنشاء التقارير المالية الدورية.
- إعداد الإصدار المالي للهيئة للبيانات المالية المدققة، مرفقًا بقرار مجلس الإدارة وخطاب التقديم الموجه إلى الجهات الخارجية.
قسم الميزانية و التقارير المالية
- وضع النماذج اللازمة لإرشاد الإدارات حول كيفية إعداد ميزانيتها.
- دمج مشروع الميزانية وإجراء المراجعات اللازمة لتقديم الميزانية في شكلها النهائي إلى مجلس الإدارة للموافقة عليها وتزويدها لوزارة المالية.
- إصدار التقارير الدورية التي ستمكن من مراقبة النفقات (CAPEX & OPEX) مقابل الميزانية وتحديد الانحرافات غير العادية مع الإجراءات والمبررات اللازمة.
- تنفيذ الأنشطة المتعلقة بإدارة هيكل الحسابات الموحد.
- إجراء إعادة التخصيص اللازمة لتغطية عدم توفر الميزانية في حساب أو نشاط معين من آخر، حيث تتوفر أموال كافية أو زائدة، وتقديم الموافقات اللازمة.
- المتابعة والتأكد من عدم وجود أية تجاوزات في الصرف، وتبليغها للجهات المعنية، وتنفيذ المعالجة المحاسبية للأخطاء.
- إعداد التقارير المالية الدورية لتنفيذ الميزانية العامة ورفعها للاعتماد.
